1. Préambule
La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels a actualisé l’encadrement applicable à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Loi sur l’accès »).
À titre d’organisme public, le Collège Ahuntsic doit adopter une politique de confidentialité et s’assurer de son application lorsqu’il collecte des renseignements personnels sur son site Internet.
Le présent document vous présente la Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») mise en place par le Collège, propriétaire et gestionnaire du présent site Internet, afin d’assurer la préservation de la confidentialité de vos renseignements personnels.
Celle-ci doit être lue de pair avec la Directive sur l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels (D-29).
Le Collège reconnait l'importance de la confidentialité et la sensibilité de vos renseignements personnels et prend les mesures raisonnables et propres à assurer leur protection contre la perte accidentelle et l'accès, l'utilisation, la modification et la divulgation non autorisés de ceux-ci.
En transmettant vos informations d’inscription ou en utilisant toute fonction interactive disponible sur ce site, vous consentez à toutes les mesures prises par le Collège à l'égard des informations ainsi transmises, telles que détaillées à la Directive sur l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels (D-29) et à la présente Politique de confidentialité.
2. Section relative à la protection accordée par le Règlement général de protection des données (RGPD) pour les résidents de l’Union européenne naviguant sur ce site
2.1 Concepteur et éditeur du site
Ce site a été créé et édité par le Direction des communications du Collège et iXmédia :
9155 rue St-Hubert, Montréal, Québec, H2M 1Y8
(514) 389-5921
Ce site est hébergé par OVH :
196 rue Saint-Jean, Québec, Québec, G1R 1N7
(418) 653-7919
2.2 Protection des données à caractère personnel
Le Collège s’engage à respecter les règles de protection de la vie privée des personnes utilisant son site Internet.
En accédant au site et en l’utilisant, l’utilisatrice ou l’utilisateur reconnait avoir pris connaissance de l’ensemble des mentions légales et conditions générales d’utilisation.
Pendant la consultation du site, les personnes utilisant le site Web pourront être sollicitées pour communiquer volontairement certaines données personnelles, telles que leur nom, leur adresse courriel ou leur adresse postale.
Vous êtes libre de ne pas nous communiquer ces données. Cependant, certaines informations exclusives pourraient, dans ce cas, ne pas être accessibles. Conformément à la Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978i, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles que vous nous avez transmises.
2.3 Informations sur la collecte des renseignements personnels
Vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte de renseignements personnels à tout moment sans porter atteinte à la légalité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, soit la Commission d’accès à l’information du Québec.
Le Collège conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Cette durée varie entre un (1) an et dix (10) ans.
3. Collecte des renseignements personnels
3.1 Renseignements personnels pouvant être collectés
Le Collège Ahuntsic recueille ou collecte les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses attributions ou à la mise en oeuvre d’un programme dont il a la gestion. Il les recueille ou collecte également pour les raisons ou finalités suivantes :
- Créer des identifiants pour les personnes qui étudient ou travaillent au Collège;
- Recevoir de l’information sur un programme de formation;
- S'inscrire à un évènement ou à un concours;
- Avoir accès à certains documents.
Les renseignements personnels collectés par le Collège sont notamment :
Des coordonnées professionnelles ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s) électronique(s), date de naissance et numéro(s) de téléphone;
Des renseignements relatifs aux formations et programmes d’intérêt;
Des renseignements connexes lors d’une inscription à des évènements comme des préférences alimentaires, des commentaires et des réponses à des sondages.
3.2 Moyens de collecte
Les renseignements personnels conservés par le Collège sont recueillis seulement après que vous ayez reçu l’information quant aux fins de la collecte et que vous ayez soumis volontairement ces renseignements, soit par l'entremise des témoins de connexion (cookies), d'un formulaire, d’un système de clavardage ou en nous transmettant un courriel.
Avant de vous inviter à nous transmettre des renseignements personnels, le Collège indiquera toutes les informations à transmettre en précisant :
- Le nom de l’organisme public au nom de qui la collecte est faite, si la collecte n’est pas faite au nom du Collège;
- Les fins auxquelles ces renseignements sont recueillis;
- Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;
- Le caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
- Les conséquences d’un refus de répondre ou de consentir à la demande.
4. Utilisation des renseignements personnels
Le Collège utilise des renseignements personnels concernant sa clientèle étudiante, les membres de son personnel et d’autres tierces parties afin de s’acquitter de sa mission et de ses fonctions. Il ne fera pas usage des renseignements personnels à d’autres fins que celles précisées lors de la collecte, à moins que vous y consentiez expressément ou que la Loi sur l’accès l’exige.
Ces fonctions comprennent notamment :
- Transmettre de l'information sur ses activités pédagogiques et sur la vie étudiante;
- Diffuser des avis et des alertes;
- Faire la promotion de ses programmes et de ses services;
- Permettre l'inscription à des activités ou répondre à des demandes de services;
- Faire des sondages pour mieux connaitre la satisfaction et les besoins des utilisateurs et utilisatrices quant à ses services;
- Recueillir des statistiques quant à la fréquentation de ses sites.
5. Communication des renseignements personnels
5.1. Communication sans le consentement de la personne concernée
Le Collège peut divulguer certains renseignements personnels détenus pour se conformer à l’ordonnance d’un tribunal, à une loi ou à une procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou règlementaire, conformément aux lois applicables, ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité du Collège ou d’autres personnes.
Le Collège peut communiquer certains renseignements personnels qu’il détient à un membre du personnel du Collège qui a la qualité pour le recevoir et lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Le Collège peut transférer les renseignements personnels qu’il collecte à des fournisseurs de services et à d’autres tiers qui le soutiennent. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles le Collège les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la Politique et dans le respect des lois.
Le Collège peut communiquer certains renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, sous réserve des conditions prévues par la Loi sur l’accès dont, notamment, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la transmission de l’entente à la Commission d’accès à l’information, trente (30) jours avant son entrée en vigueur8.
Dans certaines situations, la personne responsable de la protection des renseignements personnels doit inscrire la communication dans son registre de communication des renseignements personnels.
5.2. Communication avec le consentement de la personne concernée
Le Collège peut communiquer à une tierce personne certains renseignements personnels qu’il détient s’il a obtenu le consentement valable de la personne concernée.
6. Témoins de connexion (cookies)
Le site Web utilise des témoins pour recueillir des informations permettant de faciliter la navigation, pour personnaliser son utilisation, pour des fins statistiques, pour accompagner et soutenir les utilisateurs et utilisatrices, pour mesurer l'audience du portail et comprendre l'utilisation qui en est faite.
Les données recueillies ne permettent pas d’identifier les utilisateurs et utilisatrices. Les renseignements sont, notamment :
- L’adresse IP anonymisée de votre ordinateur (votre adresse IP est modifiée, ce qui empêche quiconque de vous y relier);
- Le système d’exploitation de votre appareil;
- Les pages consultées (la date, l’heure, la durée et la fréquence de vos visites).
- Ces renseignements sont recueillis par Google, Facebook, Hotjar et Snapchat.
Il vous est possible de configurer votre navigateur Internet pour bloquer ou effacer les témoins en utilisant les paramètres de votre navigateur. Cependant, cela pourrait affecter votre expérience et limiter l'accès à certaines fonctionnalités.
En utilisant le site Internet du Collège, vous pourrez accepter ou refuser que celui-ci dépose des témoins sur votre navigateur.
7. Protection des renseignements personnels
Le Collège a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi ou contraires à sa Politique de protection des renseignements personnels.
Le Collège a pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder.
Les personnes qui travaillent pour le Collège ou en son nom doivent, notamment :
- Fournir des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;
- Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du Collège;
- Et prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à un autre.
Les sous-traitants ayant accès aux renseignements personnels dont le Collège a la garde ou le contrôle sont informés de la présente Politique et des autres politiques, directives et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les sous-traitants doivent s’engager par écrit à accepter de se conformer aux politiques, aux directives, aux processus et aux lois applicables.
8. Demande d’accès, ou de rectification, à des renseignements personnels
Vous pouvez soumettre une demande d’accès pour connaitre les renseignements personnels détenus par le Collège. Vous pouvez également demander à faire rectifier ces renseignements.
Ces demandes peuvent se faire en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel suivante : secretariat.general@collegeahuntsic.qc.ca.
9. Liens vers d’autres sites externes
Le portail du Collège comporte des liens vers des sites Web qui sont exploités par d’autres organisations. Le Collège n’exerce aucun contrôle sur ces sites Web et le fait de les avoir répertoriés n’engage d’aucune façon sa responsabilité. Nous vous recommandons d’examiner attentivement la politique de confidentialité de ces autres sites.
10. Publicité par des tiers
Le Collège utilise les services de sites tiers, comme Google et Facebook, pour promouvoir ses services et ses programmes.
Lorsque vous visitez le portail, ces tiers peuvent utiliser des témoins ou d'autres technologies similaires pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation et ainsi définir votre comportement et vos habitudes de navigation sur le Web. Ces technologies permettent de diffuser des publicités ciblées en fonction de vos centres d’intérêt.
Si vous ne voulez pas que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez refuser les témoins de plusieurs entreprises en utilisant ce site.
11. Une navigation sécuritaire
Toutes les informations personnelles recueillies par le Collège sont sauvegardées dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés situés au Canada. De plus, tout échange d'information utilisant Internet est crypté. Il est donc impossible à quiconque d’intercepter ces échanges et ceux-ci demeurent strictement confidentiels. L’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// » vous indique que la page visitée est protégée par le protocole SSL (Secure Sockets Layers).
Par ailleurs, le Collège se dégage de toute responsabilité liée à des failles touchant la protection des renseignements personnels découlant des différents services, logiciels, fichiers et/ou autres applications installés sur l'appareil utilisé par le visiteur ou la visiteuse pour naviguer sur le portail.
12. Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
La personne responsable de l’application de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c A-2.1, Québec, 1984) veille, à ce titre, au respect, à l’application et à la révision de la Politique de confidentialité régissant le portail du Collège Ahuntsic.
Pour formuler une demande d’accès, pour connaitre les renseignements personnels détenus par le Collège, pour rectifier les renseignements personnels détenus par le Collège ou déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec :
Me Stéphanie Archambault
Secrétaire générale et Directrice des affaires juridiques
Collège Ahuntsic
9155, rue Saint-Hubert
Montréal (Québec) H2M 1Y8
Téléphone 514 389-5921, poste 2120, ou 1866 389-5921
Courriel : secretariat.general@collegeahuntsic.qc.ca
Pour divulguer un incident en lien avec la protection des renseignements personnels, veuillez remplir le formulaire.
13. Diffusion et mise à jour de la politique
La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’assure de la diffusion et de la mise à jour de la Politique sur le site Internet du Collège.
14. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur en janvier 2017. Sa plus récente révision date du 19 septembre 2023.
i Loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi informatique et libertés)